Tips Merekrut Team atau Karyawan Untuk Toko Online

Di saat aktivitas toko online anda mulai sibuk dan anda masih menghandle semuanya sendiri, akibatnya pelayanan ke customer buruk banyak order yang keteteran belum di proses. Itu pertanda sudah saatnya anda harus mendelegasikan sebagian tugas ke team atau karyawan. Bagi yang awal belum pernah memiliki karyawan memang sebuah keputusan yang agak rumit dan canggung. Hal ini wajar terutama di alami saya sendiri yang sering segan kalau memerintah orang lain, maklum ilmu seputar leadership masih sangat minim.

Untuk permulaan disesuaikan dengan banyaknya transaksi bisa dengan 1 karyawan saja sudah cukup menghandle segala kebutuhan bisnis toko online. Dalam artikel ini saya sampaikan tahapan bagaimana cara menyusun sistem untuk karyawan atau team toko online. 

Tahap awal yang perlu anda lakukan sebelum merekrut karyawan toko online adalah , mengidentifikasi semua kegiatan operasional apa yang harus dikerjakan berkaitan dengan bisnis online shop anda , data ini nanti sebagai acuan merancang sistem dan job deskripsi untuk karyawan anda. Dokumentasikan tahap alur kerja dengan mengetik pada excel atau word secara detail sehingga nanti jika ingin menambah karyawan tinggal buka kembali dokumen ini. 

Sebagai gambaran Pada umumnya aktifitas toko online terdiri dari :

• Customer Service , bertugas melayani segala pertanyaan customer dan memproses order yang masuk. 
• Marketing , aktivitasnya seputar mengupload dan manajemen stock produk , memasang iklan , Mengatur diskon , Posting ke sosmed. 
• Packing & Shipping , mengemas produk yang akan di kirim hingga sampai ke tangan ekspedisi. 

Terus apa yang perlu di siapkan ?

Berikan Training Dasar Sistem Operasional Toko Online

• Cara Upload Produk
• Format Posting Deskirpsi , judul iklan, share Di Sosial Media , Marketplace Atau Website
• Cara order ke suplier dan menentukan harga jual terutama yang Dropship
• Cara proses orderan masuk dari customer, dropshipper, atau reseller. 
• Transfer dan cek mutasi Bank menggunakan Internet Bangking Atau Mobile Banking
• Cara Cetak Alamat , Packing Produk dan pengiriman ke kurir
• Mencatat Transaksi Penjualan Dan Membuat Laporan Penjualan
• Cara Stock Opname 
• Menyimpan contact customer untuk database
• Menangani komplain

Menyusun SOP ( Standard Operating Procedur )

SOP merupakan aturan khusus yang harus di laksanankan oleh karyawan agar semua kegiatan bisnis berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang ingin di capai.  , Contohnya :
- Sebelum produk di kirim cek kondisi produk atau sering di sebut Quality Control
- Pengiriman di packing dengan bubble dan kardus
- Berkomunikasi dengan customer gunakan bahasa sopan
- Setelah selesai kerja, meja kerja harus dalam kondisi kembali rapi.
- Setiap tansasksi di catatan pada form khusus dan sesuai dengan tata caranya.
Karyawan harus benar-benar memahami mengenai SOP ini karena demi menjaga kualitas pelayanan dan kelangsungan bisnis toko online anda.

Product Knowledge 
Berikan pemahaman mendetail mengenai produk yang anda jual , sehingga nanti jika ada pertanyaan dari customer karyawan anda bisa dengan mudah dan profesional menjawabnya tanpa harus bertanya terus kepada anda selaku pemilik toko online.

Tentukan Target 
Agar bisnis tidak jalan di tempat maka perlu adanya target , baik untuk diri kita maupun karyawan. Target juga berfungsi untuk memotivasi karyawan agar bekerja lebih terarah dan semakin giat.

Buat List Tugas Rutin

Untuk Pekerjaan yang berulang seperti mengupdate stock produk , menentukan diskon, posting di sosmed maka buat jadwal tugas kerja harian sehingga tidak perlu memberikan perintah tiap harinya. Dan kalau perlu , buat juga daftar jadwal tugas secara mingguan .

Menentukan Gaji dan SDM yang dibutuhkan.  

Pertanyaan yang sering timbul . Berapa besaran gaji yang tepat untuk admin toko online ? UMR kota setempat sudah cukup untuk itu kita tidak perlu SDM dengan pendidikan yang terlalu tinggi misal carilah lulusan SMA/SMK saja, yang penting jujur , mau kerja keras, dan familiar dengan dunia internet. Untuk mencari karyawan yang mudah bisa pasang iklan di internet atau fanspage facebook di kota setempat pasti banyak yang minat. Dan saya sarankan jangan merektrut saudara atau teman sendiri karena ini cenderung tidak profesional dan nantinya kalau ada masalah kita jadi segan untuk menegur atau mengingatkan.

Buat punishment dan reward.

Di saat karyawan anda sudah mencapai taget omzet tertentu atau bahkan lebih , kita bisa berikan hadiah berupa bonus . dan jika ada kesalahan mengenai proses tansaksi maka si karyawan harus di ingatkan dan memang kalau tidak bisa di tolelir maka harus mengganti kerugian akibat kesalahan yang di lakukan. Tujuanya agar tidak teledor mengulangi kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari.

Key Performance Index ( KPI )
Pernah lihat checklist berbentuk tabel di toilet mall atau pom bensin? itulah contoh dari KPI . Fungisinya untuk mengukur tingkat kinerja karyawan dalam hal memenuhi tugas atau SOP yang sudah di berikan. Jadi kita bisa pantau apa saja yang sudah di kerjakan oleh karyawan dan tingkat efektifitas kerja. 

Dan agar semua hal tadi berjalan lancar maka perlu langsung di praktikan. Sambil jalan bisa di lengkapi dan evaluasi agar lebih sempurna. Karena pasti masing-masing punya sistem sendiri dan akan berbeda prakteknya tergantung kebutuhan bisnis. Jika semua sudah berjalan dengan sendirinya maka kegiatan bisnis anda bisa anda tinggalkan , Goal sebagai pemilik usaha agar naik kelas adalah ketika bisnis tetap jalan tanpa harus ada anda. Jadi anda sebagai owner bisa punya waktu fokus untuk memikirkan belajar pengembangan diri dan bisnis.